Para quem é esta página
Você atende mais de um CNPJ — um escritório de contabilidade com vários clientes, ou um empresário com duas ou três empresas. Tudo isso vive em uma conta só, e você alterna entre as empresas sem sair nem entrar de novo.
Antes de começar, vale fixar três palavras que usamos o tempo todo, porque elas se parecem e significam coisas diferentes:
- Conta — o seu acesso, o seu escritório. É onde ficam o seu login e o limite do seu plano.
- Empresa — cada CNPJ que emite as notas. Um cliente seu é uma empresa aqui dentro.
- Tomador — quem recebe a nota. É o cliente do seu cliente.
Os dois níveis do sistema
O NFSeFácil tem dois andares, e saber em qual você está resolve quase toda dúvida de navegação.
O painel do escritório é a visão de cima: todas as suas empresas em uma tela. É onde você cadastra uma empresa nova e vê o que está pendente.
O painel da empresa é a visão de dentro: quando você entra em uma empresa, tudo o que aparece — notas, tomadores, serviços, certificado — é daquela empresa, e de mais nenhuma.
Você sempre sabe onde está pelo canto superior esquerdo: no painel do escritório aparece o título Painel do escritório; dentro de uma empresa, o nome dela aparece na barra lateral, logo abaixo do logo.
Cadastrar mais uma empresa
- Abra o painel do escritório. Se você estiver dentro de uma empresa, há três caminhos — use o que preferir: clique no nome da empresa na barra lateral e escolha Minhas empresas; clique em Minhas empresas no rodapé da barra lateral; ou clique no logo do NFSeFácil.
- Clique em Nova empresa.
- Informe o CNPJ e confira os dados que vêm preenchidos; complete inscrição municipal, regime tributário e endereço.
O passo a passo detalhado de cada campo está em Cadastrar a sua empresa — vale o mesmo para a primeira e para a vigésima.
Se o botão estiver desabilitado, você chegou ao limite de empresas do seu plano. Passe o mouse sobre ele para ver o aviso, e fale com a gente para aumentar.
Alternar entre empresas
Clique no nome da empresa no alto da barra lateral: abre a lista com todas as suas empresas. Escolha outra e você continua na mesma tela, agora com os dados dela — se você estava vendo a lista de notas da Empresa A, passa a ver a lista de notas da Empresa B.
Há uma exceção proposital: se você estiver no meio de um cadastro — uma nota nova, um tomador novo, um serviço novo — trocar de empresa leva você para o painel da empresa escolhida, e não para o mesmo formulário. É de propósito: assim não existe a chance de um rascunho começado para um cliente ser emitido no nome de outro. Termine (ou descarte) o que começou, depois troque.
Pelo teclado, dentro do menu: ↑ e ↓ percorrem as empresas, Enter escolhe, Esc fecha.
O que é de cada empresa e o que é da conta
Esta é a pergunta que mais gera confusão em quem atende vários clientes.
De cada empresa, separadamente:
- o certificado digital A1 — cada CNPJ tem o seu, e o de um cliente nunca assina a nota de outro;
- os tomadores (os clientes daquele cliente);
- os serviços e impostos — códigos e alíquotas são configurados por empresa, porque dependem do município e do regime de cada uma;
- as notas, a numeração e o histórico.
Da conta, valendo para todas juntas:
- o limite do plano — quantas empresas você pode ter e quantas NFS-e pode emitir por mês, somando todas;
- o seu login.
Ou seja: cadastrar um tomador na Empresa A não o faz aparecer na Empresa B. Já uma nota emitida na Empresa A consome do mesmo limite mensal que a Empresa B usa.
”Precisa de você”: o que fazer primeiro
No topo do painel do escritório aparece uma lista chamada Precisa de você — e ela só aparece quando há algo pendente. É a sua fila de trabalho, ordenada do mais grave para o menos:
- empresa sem certificado — essa não emite nota nenhuma;
- certificado vencido — idem, e é o caso mais urgente porque costuma pegar de surpresa;
- certificado vencendo nos próximos 30 dias — dá tempo de renovar sem parar o cliente;
- limite do plano atingido.
Cada linha diz de qual empresa se trata e leva direto à tela que resolve. Quando não há nada pendente, o bloco simplesmente não aparece — tela limpa quer dizer nada a fazer.
A lista de empresas
Abaixo da fila ficam todas as suas empresas, com o essencial de cada uma: certificado (quantos dias faltam), NFS-e no mês e os atalhos Abrir e Emitir.
- Busque por nome ou CNPJ (com ou sem pontuação) — útil quando a lista cresce.
- Ordene clicando no cabeçalho de uma coluna. Por padrão, quem tem pendência aparece primeiro.
- No celular, a mesma lista vira cartões, na mesma ordem.
Sobre o limite de NFS-e do mês
O contador de NFS-e no mês conta as notas que foram emitidas — incluindo as que você cancelou depois. Cancelar não devolve a nota ao seu plano, porque a emissão já foi feita e registrada no sistema do governo (o cancelamento é um segundo registro, não um “desfazer”).
Nota rejeitada não conta: ela não chegou a existir oficialmente. Corrija e emita de novo à vontade.
Dúvidas comuns
Posso ter contas separadas para cada cliente? Pode, mas você perde justamente o que interessa: a visão única, a fila de pendências e a troca rápida entre empresas. Uma conta com várias empresas é o desenho pensado para o escritório.
Um cliente meu pode acessar só a empresa dele? Ainda não — hoje o acesso é seu, do escritório. Se isso é importante para você, nos conte: o que os contadores pedem é o que entra primeiro.
Cadastrei a empresa errada. Como removo? Fale com a gente pelo contato@nfsefacil.app.br. Empresa que já emitiu nota não pode simplesmente sumir — as notas precisam continuar guardadas e disponíveis.